El software se ha convertido en el arma más poderosa de la humanidad. Hoy en día, hay un programa o una aplicación para cada tipo de tarea que hagamos, desde lo más básico como la calculadora que trae nuestro sistema operativo, hasta elementos tan complejos como los ERP.
En el tejido empresarial actual, donde la eficiencia y la optimización son vitales, los sistemas de planificación de recursos empresariales, se han establecido como soluciones integrales, especialmente útiles para las pequeñas y medianas empresa, que buscan escalar su competitividad en un mercado cada vez más exigente.
La digitalización de las operaciones comerciales no es una tendencia pasajera, sino una evolución natural de la economía global. Según datos de Statista, el gasto mundial en este tipo de sistemas superará los 95 mil millones de dólares en los próximos años, lo que demuestra la importancia creciente de estas herramientas.
Los ERP para pymes buscan simplificar los procesos internos, pero también ofrecer una perspectiva clara y analítica del estado de la empresa, facilitando la toma de decisiones basada en datos.
Ante creciente importancia de este tipo de software, es importante saber que no todos son iguales, y que algunos están más adaptados a ciertas caracteristicas que requieren algunas industrias. Para ayudarte a elegir adecuadamente, preparamos este artículo para mostrarte los criterios esenciales sobre cómo elegir un ERP adecuado para pymes. Como siempre, antes echaremos una mirada al contexto teórico para entender mejor el tema.
Qué es un ERP y sus beneficios
Bien, cuando hablamos de un sistema de planificación de recursos empresariales o simplemente ERP como comúnmente se le conoce, es una plataforma informática que integra y automatiza los procesos de negocio esenciales de una compañía, desde la producción y el inventario hasta las ventas y la contabilidad.
Funciona como un eje centralizado de operaciones que facilita el flujo de información entre los diferentes departamentos, permitiendo una gestión y análisis de datos coherente y eficaz. Esta herramienta es esencial para las empresas que aspiran a una optimización constante y una visión unificada de su actividad.
repasemos los principales beneficios de un ERP en pequeñas empresas:
- Centralización de datos: reúne toda la información de la empresa en un único lugar, mejorando la precisión y la accesibilidad de los datos.
- Mejora en la toma de decisiones: con datos actualizados y precisos, los líderes pueden tomar decisiones informadas rápidamente.
- Eficiencia operativa: automatización de tareas repetitivas, lo que reduce errores humanos y libera tiempo para tareas más estratégicas.
- Análisis y reportes mejorados: ofrecen capacidades avanzadas de reporte y análisis para un entendimiento profundo del negocio.
- Cumplimiento normativo: facilitan el cumplimiento de normativas como la ley Crea y Crece, al garantizar la trazabilidad y la integridad de la información financiera y operativa.
- Gestión de Relaciones con Clientes (CRM): integración con CRM para un mejor seguimiento y servicio al cliente.
- Escalabilidad: son escalables, lo que significa que pueden adaptarse al crecimiento de la empresa.
- Reducción de costes: aunque requieren una inversión inicial, a largo plazo pueden reducir los costes operativos.
- Integración de procesos: unifican distintos procesos de negocio, desde recursos humanos hasta gestión de inventarios, para una operación cohesiva.
Criterios clave sobre cómo elegir el ERP adecuado para seleccionar un ERP
Como vemos, los beneficios de estos sistemas son totalmente apetecibles para cualquier organización, pero como también dijimos, no todos son iguales y no responden a las mismas necesidades.
Como con cualquier compra o solicitud de servicio, siempre debemos evaluar las opciones y elegir aquella que esté en concordancia con nuestros objetivos y que se adapte a nuestro presupuesto. La adecuada selección de un cloud ERP puede significar la diferencia entre un retorno de la inversión positivo y una implementación fallida.
Hemos recopilado algunos criterios que consideramos fundamentales sobre cómo elegir el ERP adecuado:
1. Funcionalidad y personalización
Al considerar un ERP adecuado, es imprescindible que sus funciones cubran los requisitos específicos de la empresa. No se trata solo de contar con un amplio espectro de características, sino de la relevancia y adaptabilidad de estas al modelo de negocio en cuestión.
Estos software deben permitir personalizaciones que reflejen las operaciones únicas de la pyme, desde la cadena de suministro hasta la gestión de clientes. La rigidez en este aspecto puede resultar en un software que no se ajuste a los procesos empresariales, mermando su potencial de mejora en la eficiencia.
2. Coste total de propiedad
El coste de un ERP no se limita al precio de adquisición; incluye la implementación, la formación, el mantenimiento y las actualizaciones futuras. El coste total de propiedad debe ser evaluado en función del presupuesto de la pyme y el valor que el software aportará a largo plazo.
Es fundamental considerar que un ERP puede ser una inversión significativa, pero bien seleccionado, se traduce en ahorros y eficiencias que compensan el desembolso inicial.
3. Integración y compatibilidad
Un ERP debe integrarse sin fisuras con las herramientas y sistemas existentes en la empresa. La compatibilidad con tecnologías previas y la capacidad para trabajar en conjunto con otras aplicaciones son esenciales para evitar la duplicidad de tareas y asegurar una transición suave.
Un sistema que facilite una integración armoniosa protegerá las inversiones previas en software y evitará interrupciones en la operativa diaria.
4. Escalabilidad
La escalabilidad es un atributo clave de un ERP para pymes. La solución elegida debe ser capaz de crecer y adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa, sin requerir reemplazos frecuentes. Un sistema escalable permite añadir usuarios, funcionalidades y procesar mayores volúmenes de datos conforme la empresa se expande, asegurando que el sistema será un aliado en el crecimiento y no un obstáculo.
5. Soporte y formación
Por último, también debemos considerar el soporte técnico y las opciones de formación. Un ERP puede ser complejo y su implementación y uso exitoso dependen en gran medida del conocimiento y la capacidad del equipo para manejarlo. El proveedor debe ofrecer un soporte robusto y accesible, y la formación debe ser integral, permitiendo a los usuarios aprovechar plenamente todas las funcionalidades del software.
Errores comunes en la selección de un ERP y cómo evitarlos
Habiendo identificado los criterios clave para seleccionar un ERP adecuado, es igualmente importante ser conscientes de los errores habituales que pueden surgir durante este proceso.
Recopilamos los principales errores que se comenten al momento al elegir un ERP, para evitar comentarlos en nuestro caso:
- Seleccionar ERP basado solo en el coste: elegir el software más económico sin evaluar su funcionalidad completa
- Descuidar la escalabilidad: ignorar si el sistema puede ajustarse al crecimiento futuro de la empresa
- Insuficiente investigación de proveedores: no investigar la reputación o la solidez del proveedor de ERP
- Omitir la participación del usuario final: No involucrar a quienes usarán el ERP en el proceso de selección
- Subestimar la importancia del soporte y la formación: Pensar que el ERP es fácil de implementar y usar sin ayuda adecuada.
Los sistemas ERP están destinados a seguir siendo una herramienta indispensable en el panorama empresarial, adaptándose continuamente a las nuevas exigencias tecnológicas y de mercado. Con la integración de inteligencia artificial y aprendizaje automático, en el futuro ofrecerán aún mayor capacidad analítica y predictiva, lo que permitirá a las empresas no solo optimizar sus procesos, sino también anticipar tendencias y adaptarse proactivamente a los cambios.
La transformación digital, que ya está aquí y hay que dejarla entrar en nuestros negocios para garantizar la supervivencia y el crecimiento. En este escenario, la elección correcta de un ERP adecuado será más crucial que nunca, marcando la diferencia entre liderar la innovación o quedarse atrás en un mercado globalizado y en constante evolución.
